承包政策 & 程序

• 什么是合同?

  “合同”(也称为“协议”)是一种书面文件 被法律强制执行.  虽然合同/协议可以是口头的，但联合国军司令部是被禁止的 根据财政条例，不得签订任何口头合同.  合同有明确的条款 在两个或两个以上的人或实体之间，包括承诺做或不做某事 以换取有价值的利益.

  合同的关键组成部分是:

  • An Offer
    
    
  • 一个接受
    
    
  • 对价(双方所收所出的价值)
• 什么类型的文件被认为是大学合同?
  • 支出的合同
    
    
  • 收入的合同
    
    
  • 不动产和个人财产的租赁
    
    
  • 学术和合作合同(实习和附属机构)
    
    
  • 机构间和政府间合同
    
    
  • Licenses
    
    
  • Grants
    
    
  • 建筑合同
    
    
  • 个人服务合同
    
    
  • 知识产权合同
    
    
  • 谅解备忘录
    
    
  • 保密合同(也称为“NDA”)

  注意:供应商提案并不总是有资格被视为大学合同.

• UNC的合同有什么规则?

  大学合同是由 UNC的财政规则 由校董会于2012年6月通过并生效 2012年7月1日.  所有合同条款必须遵守本规则和任何适用的规定 联邦或州法律.

  如果合同是由赠款资助的，合同也必须遵守任何限制 由捐赠人或州政府或联邦政府授予的.

• UNC的签约程序是什么?

  所有合同、供应商建议书或有条款或需要签署的文件都应 通过大学的合同管理系统OnBase提交. 

  一旦合同通过OnBase提交，合同主管将进行处理 合同通过协商，寻求任何特殊的额外批准，并确保 execution. 一旦完全执行，文件的副本将返回给请求方.

• 本署在订立合约过程中扮演什么角色?

  部门请求者做出与合同相关的商业决策. The 请求方将与合同负责人合作，传达其合同目标 包括:价格，时间，工作范围，以及他们希望达到的其他结果 有了合同.

  合同应尽快通过OnBase提交，以便提供 有足够的时间进行审查、谈判、批准和执行.

  将所有来自供应商的博天堂官方网站合同的信息转发给指定的合同 引导他们了解与合同有关的所有信息.  This will 在审查和谈判过程中促进最有效的团队合作.

• 什么是采购 & 合同办公室在合同过程中的作用?

  如果演讲者、表演者、娱乐提供者或艺术家被请来 校园，通常需要表演活动合同(PEC). A PEC信息 收集表格可在下面的帮助链接部分找到.

  如果服务提供者被带到校园或雇用来执行服务 为大学(咨询，屋顶修理工，洗衣设备维修，猎头公司， 足球场曝气机)通常需要服务协议(SA). SA信息 收集表格可在下面的帮助链接部分找到.

  通过提交 新合同申请 通过OnBase，并附上供应商的建议书或所列的一份收集表格 在上述情况下，领导可以审查、谈判和/或有时起草所有非赠款合同 代表大学.

  这一过程确保所有适当和必要的规定都包括在 合同中，工作范围被适当界定，合同期限(合同期限) 合同有效期间)符合联合国军司令部财务规则和 州法律和所有采购程序都得到了遵守.

• 大学法律顾问在订立合约过程中扮演什么角色?

  所有支出或收入超过50,000美元的合同都需要大学法律顾问 审查和批准(大学财务规则3).7)您的合同主管将获得的信息 代表你. 所有合同最初都应该通过OnBase路由.

• 谁可以签合同?

  除非校内有个人收到财务总监的书面委托 官员(该授权必须在采购部门存档) & 合同办公室) 学校里唯一被授权签署支出或收入合同的人 代表博天堂官方的是行政副校长布莱恩·尼克森 首席财务官(戴尔·普拉特)或特定的指定人员. 

  对于影响学术事务的非美元谅解备忘录协议，教务长(Kirsty Fleming) 具有签名权限. 非美元、非谅解备忘录协议(如 (如合作协议)可由院长签署.

  采购 & 合同办公室将协助取得必要的签字 对于收到的所有合同类型进行审查和处理，在进行路由之前 适当的签名.

• 谁可以进行软件/技术或在线购买? 

  在博天堂官方，法律总顾问已经确定在线“点击”或在线购买是 和签名一样. 这类采购需要新的合同申请. 欲了解更多信息，请参见  UNC_Technology_采购_Rules.pdf.

• 如果未经授权的人代表UNC签署合同会发生什么?

  根据UNC的财政规则，任何未经适当授权签署合同的人“应 对此类行为承担个人责任，并对学校承担任何责任 大学因此而遭受的损害或损失.“UNC财政规则3.2.3

  如果发生违反财政规则的情况，将需要一份违反财政规则的表格 由违规个人填写，然后办理批准手续. Forms 未经批准的将把责任(财务或其他)归还给个人.

• 合同签订后需要持续的合同管理?

  作为管理人，合同管理的组成部分是:

  • 确保供应商和UNC履行合同中规定的义务.  (If 有合同合规问题通知采购部门 & 合同的办公室 或大学法律顾问.)

  • 向供应商提供及时的反馈，使他们有机会解决任何问题 这在合同期间可能会发生.

  • 通知采购 & 合同办公室如果需要对合同进行修改以满足要求 联合国军司令部不断/不断变化的需要.

  • 在合同终止后，遵循合同中列出的任何结清程序.
• 何时使用独立承包商表格

  在博天堂官方，合同部门发布服务协议和绩效活动 在将任何人带入博天堂官方校园时签订合同，以保护学生，员工， 大学作为一个机构.

  如果供应商，表演者，主讲人，艺术家等.他有W-9纳税申报表，正在领薪水 然后使用税务识别号码(TIN)或雇主识别号码(EIN) 不需要独立承包商表格.

  如果W-9表显示个人领取的是社会安全号码 (SSN)，则需要独立承包商表格.

  表格可于以下网址查阅: http://rn.parkcitiesflowermarket.net/purchasing/forms

• 有用的链接

  新合约申请表格
  新合同申请指南
  PEC资料收集表格
  SA信息收集表格
  软件技术和在线购买表格